Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

Việc quản lý kho hàng không hề đơn giản đối với các chủ cửa hàng bởi số lượng hàng nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như ngày, hạn sử dụng,… Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ thì công việc quản lý kho của bạn sẽ đơn giản hơn rất nhiều. 

Một công cụ phổ biến mà các nhà bán hàng mới thường hay dùng chính là Excel. Chính vì vậy, trong bài viết này, hãy cùng Nhanh tìm hiểu chi tiết cách quản lý kho bằng công cụ này. 

Kho hàng là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh nào. 

Quản lý kho bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn - xuất và nhập kho, báo cáo,... mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.

Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng.

Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel.

Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho luôn rồi.

Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.

Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này.

Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.

Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.

Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.

Excel là lựa chọn phổ biến khi mới bắt đầu quản lý kho. Nhưng khi số lượng sản phẩm và đơn hàng tăng lên, bạn sẽ cần một giải pháp mạnh mẽ và chính xác hơn.Tham khảo phần mềm quản lý kho Nhanh.POS giúp bạn tự động hóa nhập - xuất - tồn và cảnh báo tồn kho chỉ trong vài thao tác.

3. Các bước quản lý kho bằng Excel

Bước 1: Mở một file mới

Bước 2: Bạn tạo 6 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO DOANH THU, BAO CAO NHAP XUAT

Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet

Với sheet NHAP

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp

Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.

Với sheet XUAT

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng.

Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.

Tham khảo: Cách kiểm soát tồn kho theo từng sản phẩm hiệu quả nhất

Với sheet DANH MUC

Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.

Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây.

Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ. 

Với sheet BAO CAO (BAO CAO DOANH THU, BAO CAO NHAP XUAT TON)

Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo doanh thu và nhập xuất tồn.

Với báo cáo doanh thu, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Đơn giá, Giá vốn, Tiền vốn, Lợi nhuận

Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối

Ở trong các phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, chẳng hạn:

• Theo dõi hạn sử dụng sản phẩm
• Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa
• Cảnh báo hết hàng khi xuất kho
• Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý kho Nhanh.POS để được trải nghiệm những tính năng này

3.2. Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho

Nhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được phần quản lý kho hàng. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó….

Tuy nhiên lại không phải thế.

Trên thực tế với các hàm excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc.

Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:

• Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.

Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ.

Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang.

Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.

• Sumif(s): Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.

Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng

Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.

• Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng. Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.

Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A

Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để làm cho file excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Đối với các mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản mà thôi.

Chẳng hạn: 

• Số lượng tồn = Số lượng nhập - Số lượng bán
• Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán

4.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng giúp cửa hàng cài đặt nhanh, thao tác đơn giản và tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành. Chủ shop không cần ghi chép thủ công hay tính toán phức tạp, mọi dữ liệu đều được xử lý tự động và chính xác.

Phần mềm cho phép quản lý hàng hóa chi tiết theo từng thuộc tính như size, màu sắc, mã sản phẩm, giúp kiểm soát tồn kho chặt chẽ. Việc tra cứu thông tin sản phẩm cũng trở nên nhanh chóng chỉ với vài thao tác tìm kiếm.

Giải pháp này phù hợp cho cả cửa hàng đơn lẻ lẫn chuỗi cửa hàng có số lượng mặt hàng lớn, đảm bảo dữ liệu luôn đồng bộ và thống nhất. Khi phát sinh giao dịch bán hàng, hệ thống sẽ tự động trừ tồn chính xác, không cần tính toán thủ công, hạn chế sai sót.

Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp báo cáo mặt hàng bán chạy và mặt hàng tồn nhiều, từ đó giúp chủ cửa hàng chủ động lên kế hoạch nhập hàng hoặc xả tồn hiệu quả hơn. Hệ thống cũng cho phép phân quyền nhân viên nhập - xuất - điều chuyển kho, đảm bảo kiểm soát rõ trách nhiệm và quy trình làm việc.

Một ưu điểm quan trọng khác là khả năng thống kê giá trị vốn tồn kho theo từng mặt hàng, giúp chủ shop nắm được chính xác lượng vốn đang đọng trong kho. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc quản lý dòng tiền và tối ưu lợi nhuận.

Về bảo mật, phần mềm tự động lưu trữ dữ liệu và sao lưu thông tin, hạn chế rủi ro mất dữ liệu khi xảy ra lỗi máy tính. Hệ thống còn tương thích với nhiều thiết bị như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, giúp quy trình bán hàng diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Cuối cùng, người dùng có thể xem lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử nhập – xuất – điều chuyển kho của nhân viên bất cứ lúc nào. Nếu gặp khó khăn trong quá trình sử dụng, cửa hàng luôn nhận được hỗ trợ trực tiếp hoặc từ xa qua Ultraview, đảm bảo vận hành không bị gián đoạn.

Nhược điểm duy nhất của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng là sẽ mất phí.

Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, hiệu quả nhất

Phần mềm quản lý kho hàng, bán hàng Nhanh.vn đang được hơn 100.000 doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho hàng của Nhanh.vn ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là cực kỳ khó khăn , nhưng đến với Nhanh.vn mọi việc trở nên dễ dàng hơn.

Nhanh.vn có những tính năng quản lý kho hàng nổi bật sau: 

• Kiểm kho bằng máy quét mã vạch: Tính năng này giúp bạn kiểm kê lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm và cập nhật số lượng thực thế lên phần mềm (bù trừ kiểm kho). Thông thường, việc kiểm kho được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó.
• Sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho: Tính năng này giúp nhân viên nhanh chóng nắm được vị trí sản phẩm trong kho và dễ dàng sắp xếp được sản phẩm vào vị trí còn trống trong kho.
• Dự báo nhập hàng: Tính năng này sẽ giúp bạn tính toán được đợt nhập hàng mới, bạn muốn tính toán xem nên nhập sản phẩm với số lượng bao nhiêu cho hợp lý, để kịp thời dự trữ, số lượng hàng tồn, tránh tình trạng hết hàng

• Phù hợp nhiều quy mô kho: Hệ thống hỗ trợ quản lý từ một kho nhỏ lẻ đến nhiều kho, nhiều chi nhánh. Có thể theo dõi tồn kho từng địa điểm riêng biệt hoặc tổng hợp toàn hệ thống.

• Tích hợp đơn vị vận chuyển & so sánh giá tự động: Kết nối với các đơn vị như GHN, Viettel Post, Vietnam Post, J&T… giúp tạo đơn nhanh và so sánh phí ship giữa các hãng để tối ưu chi phí giao hàng.
• Báo cáo chi tiết, dễ hiểu: Cung cấp báo cáo nhập - xuất - tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo ngày/tháng/năm. Dữ liệu hiển thị trực quan giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời.

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Bố cục rõ ràng, các chức năng nghiệp vụ hiển thị ngay trên màn hình chính, nhân viên có thể làm quen nhanh chóng mà không cần đào tạo phức tạp.

Hãy tìm hiểu nghiệp vụ quản lý kho hàng thông qua video sau: Nghiệp vụ kiểm kho trên phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn 

Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Đây là hướng dẫn chi tiết về cách quản lý kho hàng bằng Excel. Quản lý kho hàng Excel giúp cho các nhà bán hàng về cơ bản quản lý được những dự liệu về hàng nhập, tồn kho, việc xuất nhập kho, lưu trữ hàng hóa. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo thêm các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ quản lý kho hàng để tiết kiệm thời gian quản lý nghiệp vụ này của cửa hàng mình.